成千上萬的觀眾涌進展覽會,看到的是各家廠商各具風格的展臺,那多姿多彩的場面常常使人目不暇接。他們幾乎不能想象,就在展覽會開始之前,這里還是一片有計劃、有組織的的混亂,運輸車輛橫七豎八,卡車司機忙著對號入座,參展商等侯著自己貨物的到來。展覽會貨運的重頭戲首先是按時地搭建和拆除展臺,這一任務非行家里手不能勝任。

        多種多樣的展覽會有各種不同的展品,天上飛的、直升機、地上跑的活動物均可入主展覽場地,那么對展覽會貨運也就有相應不同的要求。參展商應根據貨物的內容和數量確定是使用自己的還是租用運輸裝卸器械,或者干脆委托搬運公司。他們可以在展覽會搬運商那里得到很多有用的建議,因為后者負責搭建過程和協調工作,比如在許多供貨商同時來到的時候安排先后順序,他們還出租人力和器械。

       對展覽會展臺搭建來說一般有兩種裝卸的可能。首先一種是直接裝卸,就是說按照搭建日期把卡車直接開到展廳里,由展覽會搬運商負責卸貨和中間儲存。由于參展商自己不必操心這一環節,可以節約一些相應的費用.另外那些易破損物品如玻璃或大理石板等只須一次搬運即可。采用這種方式應注意,時間預算要打得寬松一些,要考慮到種種延誤的可能性,例如.交通阻塞或事故等等。如果數量較小或是提前送貨,則最好集中運輸。在開始搭建之前,貨物應運抵展覽會搬運商處,由他們暫時儲存貨物,并按照規定的時間運到展臺位置。需要注意的是,笨重的、占地多的物品最好先行運人現場,一般在展館內沒有一輛汽車起重機,可以起吊這些材料,但是如果展臺搭建過半,這樣的機器就難有用武之地了。當然專業的展覽會搬運商肯定能想方設法把所有的展品弄進展廳,有時也演出千鈞一發的好戲。試想如果吊車與兩邊展臺的距離只有十來公分,與巨大的車身相比,這點空檔幾無異于一發了。遇到物件不能從大門處運進的情況,那么老大難貨運組就泥上了用場,他們先要招物件從車上卸下,然后在其下安上輪子,最后用手工推入展廳。還有一種情況是參展商自行卸貨,而不委托展覽會搬運商。這時,一般在搭建現場備有11種固定的器械供租用,其中包括叉式裝卸機和手動小起重車。到了高峰期各種機器,甚至一些特殊機械,如12噸的鏟車都紛紛投入使用,有時50臺機械同時不間斷地工作,一眼望去,搭建現場上機器車輛高低錯落,大有疊床架屋之感。在這種情況下,參展商最好較早地預約運輸時間,提前6—8周為宜。展覽會服務手冊中附有預約表格.上面列有時間、器械和人員需要。參展商要特別注意準確地填寫以下兒點;

     ·材料運往哪里?(展廳和展臺號碼材料什么時候運輸需要哪些器械何時需用這些器械? ·需用多長時間?·需要多少人力?

兩種方法相比較,各有千秋。雇用展覽會搬運商,費用無疑不菲,參展商特別是中小企業理當精打細算。另一方面搬運商也自有一番道理,他們認為,參展商把一項運輸計劃一攬子委托給搬運商,這是員保險的做法。因為作為專業隊伍他們能夠面面俱到,例如他們可以按照專業要求,把出于安全原因不能在展覽現場存放的運輸容器合理地儲存,每個有關的展覽商得到一個計算機標簽,上面注有名稱、展廳和展臺號碼,他們把這些標簽貼在空容器上,交給搬運商保管。搬運商還可提供其它服務,例如測量、運輸、保管及臨時確定撤展日期等。

    “天下沒有不散的宴席,這句話用來形容展覽會再貼切不過了。干辛萬苦搭成的展臺在幾日熱鬧之后又要無可奈何花落去了。貨物回運有時在展前就作好了計劃.但展覽當中才決定亦屬正常。因為參展商開始時難以決定,哪些東西要帶回去。宣傳手冊分發了,許多展品也將賣掉。如果定了如上所說的一攬子委托合同,那么展覽會搬運商還負責把這些東西運到新主手里,并與海關談判確定貨物進口的有關事宜。

       最后一項工作盡管也需要經驗,但是即使最有經驗的搬運商也不敢夸口他們在各國海關都路路通,畢竟國情有別。所以,參展商可以把展臺搭建的業務一攬于委托出去,但如果認為因此就可以高枕無憂了,顯然過于樂觀,直到走好員后一步棋才算大功告成。